Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető álláslehetőség!

Pozíció: Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető
Szervezet: Habitat for Humanity Magyarország
Közvetlen felettes: Ügyvezető igazgató

Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető – pozíció összefoglalása:

Az Ügyvezetői asszisztens és Irodavezető elsődleges feladata, hogy közvetlen adminisztratív támogatást nyújt az ügyvezető számára, valamint irányítja az iroda működését és felügyeli az irodai tevékenységeket. Szorosan együttműködik a Pénzügyi- és Adminisztrációs Igazgatóval, így biztosítva a pénzügyi folyamatok zavartalan működését. Adminisztratív, ügyviteli és koordinációs feladatokat lát el, egyben biztosítja a munkához szükséges rendszerek és eszközök telepítését, működését és az ezekhez való hozzáférést a csapat számára.

Az ideális jelölt széles körűen tapasztalt a stratégiai és adminisztratív feladatok kezelésében, rendkívül jól szervezett és rugalmas, valamint lelkesen és proaktívan kezeli az irodai dolgozók és a változatos tevékenység támogatásából fakadó adminisztratív kihívásokat.  Akár felügyelet nélkül is hatékonyan működik a munkájából és a dinamikusan változó környezetből adódó különböző szerepkörökben.

A munkakör izgalmas lehetőség egy olyan ambiciózus ember számára, akinek fontosak a lakhatási és szociális kérdések, és képesnek tartja magát egy olyan civil szervezet adminisztratív folyamatainak fejlesztésére és támogatására, amely tízezrek életére van hatással Magyarországon.

A Habitat for Humanity egy globális nonprofit lakhatással foglalkozó szervezet, amely több mint 40 éves tapasztalattal rendelkezik. Munkánk során képessé tesszük a világ legszegényebb közösségeiben élő embereket is a tisztességes, megfizethető lakhatás krónikus hiányának leküzdésére. 1976 óta több mint 70 országban 9,8 millió embernek segítettünk. Az EMEA (Európa, Közel-Kelet és Afrika) régióban 2015 óta több mint egymillió embert támogattunk.

Felelősségi körök:

Ügyvezetői asszisztens

• Támogatja az Ügyvezetőt időpontok egyeztetésében, naptár és időpontok kezelésében, utazások megszervezésében, valamint a kapcsolattartásban.
• Figyeli az Ügyvezető költéseit a számlák és fizetőeszközök követésével, a költségek és számlák pontos adminisztrációjával és határidőre történő feldolgozásával.
• Támogatja a Kuratóriummal, a Felügyelő bizottságokkal és Alapítóval való kapcsolattartást és közös munkát, beleértve a Közgyűlés és egyéb találkozók ütemezését, munkaanyagok előkészítését, valamint az ezekkel kapcsolatos logisztikai feladatokat.
• Szakmailag magas szinten és hatékonyan dolgozik a külső és belső találkozók, megbeszélések ütemezésén és előkészítésén.
• Koordinálja a heti Összirodai megbeszélést és jegyzetek készít.
• Segíti, egyes esetekben önállóan végzi, a szervezeti eljárások és folyamatok fejlesztését.
• Magabiztosan kezeli a Word, Excel és PowerPoint alkalmazásokat, szintúgy a Google Apps rendszer elemeit (pl.Gmail, Calendar, Drive, stb.).
• Magas szintű diszkréció és mérlegelési képesség jellemzi.

Pénzügyi és HR támogatás

• Segíti a munkaerő felvétellel, állások meghirdetésével, új emberek érkezésével és orientációjával kapcsolatos munkát és a személyes file-ok kezelését.
• Kiemelten támogatja az Építési projekt koordinátort a pénzügyekkel kapcsolatos ügyekben, különös tekintettel a költségallokálás tervezésére és felülvizsgálatára.
• Segíti a Pénzügyi és Adminisztrációs Igazgatót:
  • a jelenléti ívek és távollétek menedzselésében és az adatok nyilvántartásában,
  • a számlák menedzselésében,
  • a személyügyi nyilvántartás kezelésében,
  • a pénzügyi és HR adatok rögzítésében és nyilvántartásában,
  • szükség esetén kapcsolatot tart a könyvelő céggel.

Iroda menedzsment

• Szorosan együtt dolgozik és egyeztet a Pénzügyi és Adminisztrációs Igazgatóval minden irodai menedzsmentet érintő ügyben.
• Fenntartja és fejleszti a pontos, rendszeres és kiszámítható irodai jelenlét rendszerét.
• Hozzájárul az együttműködésen alapuló csapatmunkához és erősíti a csapaton belüli összetartást, kapcsolatokat.
• Recepciós feladatokat lát el, vagy gondoskodik ezek elvégzéséről: kezeli a vezetékes telefont és az üzeneteket, irányítja a levélfeldolgozást, valamint felelős az iroda tisztaságáért és kinézetéért.
• Kezeli a készleteket, megbízásokat és a releváns szállítói kapcsolatokat.
• Fenntartja és fejleszti a papíralapú és online nyilvántartásokat, és meghatározza azokat az eljárásokat, melyek ezek megőrzésére, védelmére, visszakereshetőségére, küldésére és eltávolítására vonatkoznak.
• Átlátható és könnyen kereshető közös file rendszert fejleszt a szervezet részére.
• Kezeli a számítógépes rendszerrel, e-mailekkel és hálózatokkal kapcsolatos feladatokat és gondoskodik a problémák elhárításáról.
• Koordinálja a gyakornokok felvételét.
• Kapcsolatot tart az irodahelység tulajdonosával és az épület kezelőjével az irodát érintő ügyekben.
• Kapcsolatot tart az IT és Desktop támogatást nyújtó céggel, ideértve a rendszer fejlesztését és a rendszerrel kapcsolatos hibák gyors és hatékony megoldását.
• További általános irodamenedzseri feladatok:
  • Kezeli a szervezeti eszközök és készletek nyilvántartását, a szükségletek alapján megrendeli és/vagy megvásárolja a szükséges eszközöket, szem előtt tartva a költséghatékonysági és minőségi elvárásokat.
  • Gondoskodik az irodai és szervezeti eszközök és berendezések karbantartásáról és jó állapotban tartásáról.
  • Gondoskodik az irodai helyek kihasználtságáról, a munkaeszközök és munkatársak elhelyezéséről, az iroda karbantartásáról.
  • Minden egyéb, a munkához és a célok eléréséhez szükséges támogatást nyújt a szervezet munkatársainak.

Szükséges készségek és képességek

• Felsőfokú végzettség.
• Legalább 2 év adminisztratív tapasztalat irodai környezetben.
• Korábbi munkatapasztalat nemzetközi és/vagy nonprofit szervezetnél.
• Gazdasági, pénzügyi végzettség előny.
• Kitűnő szóbeli és írásbeli kommunikációs, kapcsolati-hálózatépítési és prezentációs készség (angolul is).
• Kiváló szervező készség és figyelem a részletekre.
• Igazolt képesség összetett feladatok kezelésében és egymással versengő igények/feladatok priorizálásában, a határidők betartásával.
• Kiváló számolási képesség és az MS Office Suit valamint Google Apps ismeretek.

Személyes jellemzők

A sikeres jelentkező:

• Lelkes és elkötelezett a Habitat küldetése, jövőképe és értékei iránt.
• Stratégiai gondolkodó, aki gyors tempójú munkakörnyezetben is képes több feladatot ellátni, képes egyéni és csoportos tevékenységek, folyamatok tervezésére, rangsorolására és megszervezésére.
• Társaságkedvelő, őszinte és kreatív.
• Képes önállóan dolgozni és új folyamatokat kezdeményezni.
• Eredményorientált.
• Alkalmazkodó, rugalmas problémamegoldó.
• Csapatközpontú, élvezettel dolgozik elkötelezett emberek aktív csoportjának tagjaként, készségesen megosztja a szükséges információt a munkatársakkal, meghallgat és tisztel másokat.
• Képes és hajlandó segíteni a munkatársakat saját szakmai készségeik fejlesztésében a csapat sikerének biztosítása érdekében.
• Magas fokú érettséget, becsületességet, bizalmat, kifinomultságot és integritást mutató személyiség, aki másokban is örömmel ápolja és fejleszti ezeket a tulajdonságokat.

A jelentkezés részletei:

A jelentkezést angolul kérjük benyújtani, ami tartalmazza a CV-t, motivációs levelet (maximum 1 oldal) és két ajánlást adó személy elérhetőségét. Kérjük, hogy e-mailben, PDF vagy MS Word formátumban küldje el jelentkezését az [email protected] címre. A tárgy mezőbe az alábbi szöveget tegye: "Habitat – Executive Assistant & Office Manager". A jelentkezés határideje 2017. augusztus 13.

Figyelem! Csak a további kiválasztási folyamatba kerülő jelölteket értesítjük ki!

Executive Assistant and Office Manager wanted!

Job Title: Executive Assistant and Office Manager
Organization: Habitat for Humanity Hungary
Reports to: National Director (ND)

Executive Assistant and Office Manager – Position Summary

The Executive Assistant and Office Manager’s primary responsibility is to provide direct administrative support to the ND, manage and supervise the office operations and activities. He/she works closely with the Director of Finance and Administration (DFA) to ensure the smooth operation of all finance matters. He/she performs administrative, office management and coordination duties and ensures the installation of appropriate systems and tools for the team. 

The ideal candidate is experienced in handling a wide range of administrative and executive support related tasks, exceedingly well organized and flexible, and enjoys the administrative challenges of supporting a small office of diverse people and programs. This individual must be able to function effectively in a variety of roles within a dynamic environment under minimum supervision.

This is an exciting opportunity for an ambitious individual, who is passionate about housing and social issues, to make a key difference in the administrative life of a nonprofit that will have a profound impact on the lives of tens of thousands in Hungary.

Habitat for Humanity is a global, nonprofit housing organization with over 40 years of experience. We empower people in the world’s poorest communities to overcome the chronic lack of decent, affordable housing. Since 1976, we have helped 9.8 million people in over 70 countries. In Europe, Middle East and Africa, we have supported more than one million people since 2015.

Responsibilities

Executive Assistant to ND:

• Support the ND with appointment setting, calendar management, travel arrangements, and correspondence.
• Accurately track expenses for ND by managing credit cards and receipts. Processes and submits receipts accurately and on schedule.
• Assist in board and founder relations, including scheduling, document preparation and logistics for board meetings.
• Work in a professional and focused manner to schedule internal and external meetings.
• Coordinate weekly staff meetings, take and disseminate meeting notes. 
• Assist and independently develop organizational policies and procedures.
• Confident use of Word, Excel and PowerPoint, also Google Apps (e.g. Gmail, Calendar, Drive docs, etc.).
• Maintain confidentiality and use a high degree of discretion.

Finance & HR support

• Assist with recruitment of staff, job adverts, new hire orientations, on-boarding, terminations and maintenance of personal files.
• Closely support the Construction project manager in finance related tasks, especially with cost allocation planning and revision.
• Assist the Director of Finance and Administration (DFA)
  • with timesheet and absence management and record keeping,
  • with the collation and recording of invoices for payment runs,
  • with the maintenance of staff personnel files,
  • with financial and HR record keeping where required,
  • liaise with the outsourced accountancy company when needed.

Office management

• Closely work and coordinate with the Director of Finance and Administration (DFA) in all office management related issues
• Maintain and develop punctual, regular and predictable attendance system.
• Work collaboratively in a team environment with a spirit of cooperation and as a relationship builder.
• Perform receptionist duties or arrange the management of it: answering the phone, taking messages, filing mail processing and office cleanliness and presentation.
• Run errands, manage supplies, and all relevant vendor relations.
• Maintain and develop paper and online records and defining procedures for their retention, protection, retrieval, transfer and disposal;
• Develop a transparent and easy to use file systems for the team.
• Problem solve any technical challenges with computer systems, email and networks as needed.
• Coordinate the hiring of interns.
• Act as a liaison with landlord and building management in any office-related issues.
• Act as a liaison with IT and Desktop Support company on all technology-related issues, including system development and rapid response to the IT system failures and network outages.
• General office/facilities management duties include:
  • Managing the inventory of office supplies, ordering additional supplies as needed and ensuring appropriate cost and quality management;
  • Maintaining office facilities and equipment by assisting with procurement and routine maintenance and upkeep.
  • Planning space allocations as required; arranging for and supervising building maintenance.
  • Provide other daily support to staff as needed.

Skills and Experience

• University or college degree.
• At least 2 years of solid administrative experience in an office setting.
• Prior experience in international and/or non-profit organizations.
• Economic, financial degree is an advantage.
• Excellent verbal and written communications, networking, and presentation skills (in English);
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Demonstrated ability to manage complex tasks and prioritize competing demands in order to meet deadlines.
• Excellent numeracy and knowledge in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) and Google Apps.

Personal Characteristics

The successful candidate is:

• Committed to, and enthusiastic about, the mission, vision and values of Habitat for Humanity Hungary.
• Strategic thinker who is adept at multi-tasking in fast paced environment, able to plan, prioritize, and organize individual and group activities and processes.
• Outgoing, straightforward, and creative.
• Able to work independently and take initiative.
• Results oriented.
• Adaptable, flexible problem-solver.
• Team-focused, enjoy working as part of an active group of highly engaged individuals, sharing information readily with co-workers, and listening to and respecting others.
• Able and willing to assist co-workers in the development of their own professional skills to ensure the team’s success.
• A person who presents a high degree of maturity, honesty, trust, sophistication, and integrity and cultivates these qualities in others.

Application procedure:

Applications should be submitted in English and include a CV, cover letter (maximum one page) and contact details of two referees. Please send applications by email in PDF or MS Word format to [email protected], including ‘Habitat – Executive Assistant & Office Manager’ in the subject line. The closing date is 13 August 2017. Please note that only candidates selected for further consideration will be contacted.